La recette d’un entretien annuel de salarié réussi : les phrases de conclusion qui font la différence

Chaque année il revient, et chaque année on le remet en question… Il s’agit de l’entretien annuel d’évaluation bien entendu ! Nombre de collaborateurs le trouvent chronophage, fastidieux, voire dépassé. Mais c’est aussi un entretien annuel primordial pour le salarié, car il s’agit pour lui d’un moment opportun pour évoquer ses performances individuelles et faire part de ses souhaits d’évolution. Pour le réussir, il faut réfléchir à la phrase de conclusion qui doit permettre de faire le point et conclure une année d’échanges réguliers entre managers et collaborateurs. Comment chacune des parties peut-elle profiter pleinement de cet entretien, aussi nécessaire que compliqué ?

Dans ce blog, nous allons couvrir tout ce qu’il faut savoir, comme :

• Les objectifs de l’entretien annuel du salarié
• Managers : comment évaluer les collaborateurs et les faire progresser
• Collaborateurs : comment exprimer ses attentes et réussir son entretien annuel
• Bien préparer l’entretien annuel : savoir utiliser la grille d’évaluation
• Conclure son entretien annuel : la phrase de conclusion incontournable

Les objectifs de l’entretien annuel du salarié 

L’entretien annuel du salarié est moment privilégié entre le collaborateur et le manager.

D’une part pour le salarié qui peut faire un bilan de l’année écoulée, affirmer son implication, demander une promotion ou une augmentation de salaire. Et pour le manager, d’autre part, c’est le moment d’évaluer son collaborateur, de lui laisser pleinement la parole et d’obtenir du feedback pour pouvoir définir un plan d’action pour le futur.

Il s’agit donc, pour les deux parties prenantes, de bien réfléchir au préalable, de comprendre les enjeux d’un entretien annuel réussi et de conclure en pensant aux prochaines étapes.

Managers : comment évaluer les collaborateurs et les faire progresser

Le manager organise un entretien annuel pour plusieurs raisons, il souhaite en effet :

• Évaluer le salarié en termes de compétences et performances : il s’agit de poser des questions concernant les savoirs (connaissances métiers et autres savoirs indispensables à la conduite de ses missions) et le savoir-faire (mise en application des connaissances, enrichissement de l’expertise, expérience).
• Faire également une évaluation en termes de comportement : il s’agit là de questions concernant le savoir-être (les comportements individuels liés à ses caractéristiques personnelles).
• Définir les nouveaux objectifs et un plan d’action pour améliorer les performances du salarié : en fixant des objectifs précis, réalistes et accessibles.
• Fidéliser et promouvoir et éventuellement le salarié : pour faire évoluer les collaborateurs, le manager doit devenir un « coach » positif qui motive, explique et fédère.

Collaborateurs : comment exprimer ses attentes et réussir son entretien annuel

Le salarié souhaite, sur la base de l’entretien annuel : 

• Faire un bilan de l’année écoulée et donner du feedback à son manager : il est possible que l’année ait été une réussite, dans ce cas, il est plus aisé pour le salarié d’affirmer sa motivation. Dans le cas contraire, il faut reconnaître les erreurs pour renforcer sa motivation.
• Exprimer ses aspirations professionnelles pour le futur et proposer éventuellement des modifications du poste actuel, voire un changement de poste, une promotion : c’est le moment idéal pour suggérer un changement de poste, en rappelant les projets réussis et démontrer au manager que ses compétences pourraient être un atout dans un autre service.
• Formuler ses besoins en formation : pour pouvoir améliorer ses performances, la formation est essentielle. Il faut bien réfléchir à l’avance aux besoins, surtout s’il est question de changement de poste.
• Comprendre ses nouveaux objectifs pour l’année à venir : résumer les objectifs formulés pour l’année à venir, sans hésiter à poser des questions si nécessaire.

Il est donc dans l’intérêt du salarié et du manager de bien préparer cet entretien annuel en utilisant différents outils, comme la grille d’évaluation. 

Bien préparer l’entretien annuel

Pour être efficace, l’entretien annuel doit donc être bien préparé en amont par le salarié. Voici 6 conseils pour bien gérer le déroulement de cet exercice complexe !

1. Réfléchir à son propre bilan (réussites/échecs) de l’année passée : il faut être honnête avec soi-même et lister les missions et projets qui sortent du lot. Ensuite, formuler des réponses claires pour expliquer le succès ou éventuellement les problèmes rencontrés. Cela a une influence sur la décision du manager, quant à une éventuelle hausse de salaire. Il faut renseigner tout cela sur la grille d’évaluation fournie au préalable.
2. Se renseigner sur la situation (économique et financière) de l’entreprise : cela se rapporte au chiffre d’affaires, bilan, dettes, etc. Cela est essentiel dans le cas d’une demande de changement de poste, de promotion, etc.
3. Réfléchir à l’évolution de son poste pour l’avenir : il faut réfléchir aux compétences exigées, aux avantages et inconvénients et bien étayer la demande avec des chiffres à l’appui, par exemple, les économies ou la marge réalisées l’année écoulée grâce aux missions bien accomplies.
4. Évaluer la situation du travail dans son secteur : il est intéressant de savoir ce qui se passe dans le secteur concerné. Les salaires sont-ils en évolution ou non, la demande de promotion est-elle justifiée ?
5. Réfléchir à ses besoins en formation : dans le cas d’une demande de changement de poste, il convient d’évaluer le niveau de compétences requis et donc de se mettre à niveau si nécessaire.
6. Imaginer les avantages et les inconvénients d’une promotion : une promotion peut avoir beaucoup d’impact sur la vie privée, par exemple. Cela pourrait aussi modifier amplement les rapports avec les collègues en termes de hiérarchie.

Le manager, quant à lui, doit réfléchir aux critères nécessaires aux objectifs économiques de l’entreprise. La grille d’évaluation est la trame pour évaluer correctement les collaborateurs. Ce document récapitulatif permet de repérer très vite les axes d’amélioration en termes de savoirs, savoir-faire et savoir-être. La procédure veut que le salarié et le manager remplissent la grille avant de participer à l’entretien annuel. Le salarié pourra alors exprimer ses attentes et autres souhaits en se basant sur cette grille. Le manager quant à lui pourra fixer une note au moyen d’un barème défini au préalable, et expliquer les objectifs futurs de l’entreprise, remotiver, soutenir et dynamiser le collaborateur.

Conclure son entretien annuel : la phrase de conclusion incontournable

Chacune des parties a exposé ses attentes et desiderata. Le temps est venu de conclure, mais comment faire ? Il faut conclure de façon claire et percutante. Cette façon de conclure permet en effet au collaborateur de réaffirmer sa motivation et sa volonté de s’améliorer. Voici 5 points à appliquer : 

1. Remercier le manager pour le temps passé dans l’entretien.
2. Penser à résumer, reformuler l’entretien dans ses propres mots : ainsi, si des points évoqués sont encore ambigus, il sera possible de demander des explications.
3. Réaffirmer sa motivation : indiquer que le plan d’action et les objectifs définis pour l’année à venir sont clairs et que tout sera mis en œuvre pour y arriver.
4. Réitérer les souhaits : reformuler clairement sa demande d’augmentation ou de changement de poste, en fixant une date de réponse souhaitée.
5. Conclure définitivement en évoquant un sujet positif abordé lors de l’entretien qui crée du lien entre les deux parties.