Une lettre de motivation doit presque toujours tenir sur une page maximum, soit environ 400 mots. Et elle doit suivre une structure définie qui comprend les éléments suivants :
Chère Madame Olivier,
Je comprends que vous recherchez une secrétaire pour vous aider à organiser votre travail et la communication avec vos collègues de façon numérique. Mon précédent poste de secrétaire dans deux entreprises à la pointe de la technologie m'a donné les meilleures bases possibles pour vous aider.
Je suis douée pour l'organisation et j'ai des compétences efficaces en matière de gestion numérique. J'ai adopté une stratégie « mobile-first » avec mon ancien responsable, en utilisant des applications qui nous permettaient à tous deux de rester informés et de nous tenir à jour lors de ses déplacements. Il n’était pas nécessaire d'être dans le même bureau pour être à ses côtés et le soutenir.
En étant la championne de la transformation numérique des opérations de mon entreprise, j'ai réduit la paperasse de 95 % et utilisé les résultats d'audit et amélioré les projets d'analyse des systèmes, générant ainsi des économies annuelles de 10 à 17 000 euros.
J'ai l'habitude de gérer un agenda chargé, de coordonner entre 25 et 30 réunions et déjeuners par semaine avec un total de 40 à 90 participants. Il est essentiel d'expliquer pourquoi on a besoin de quelqu'un à une réunion: diffuser le message d'un objectif commun est au cœur de mon travail.
Étant donné que le poste comportera d'importantes responsabilités en matière de gestion de projet, mon expérience de la gestion de plus de 25 événements et conférences au niveau hebdomadaire devrait s'avérer utile. J'utilise mon esprit d'initiative pour surmonter les problèmes et communiquer avec les autres lorsque cela est possible pour trouver des solutions de manière indépendante. J’essaie toujours de trouver des solutions et de prendre des initiatives pour décharger mon responsable, sauf cas de force majeure.
Le stress de l'entreprise moderne fait qu'une secrétaire doit être capable d'offrir un soutien psychologique à son responsable ainsi qu'un soutien opérationnel. Je considère mon poste comme celui d'un supporter et d'une paire de mains fiable. Je suis réfléchie, patiente et astucieuse.
Créer du lien est tellement important que j'apprécierais de passer un entretien pour voir s'il y a une adéquation.
Dans l'attente d'une réponse positive de votre part, je vous prie d'agréer mes meilleures salutations.
Laura Smet
Voici ce que doit contenir chacun de ces éléments :
Autrefois, les entreprises commandaient des rames de papier fin vierge, à l'exception de l’en-tête : un espace en haut contenant le nom, l'adresse, le numéro de téléphone et éventuellement un logo en couleur de l'entreprise. Une secrétaire prenait une de ces pages, la glissait dans une machine à écrire et se mettait à écrire une lettre.
Aujourd'hui, cet en-tête de papier à lettres est connu dans la correspondance électronique sous le nom d'en-tête, et pour une personne à la recherche d'un emploi, cet en-tête doit mentionner votre nom, votre profession, votre adresse, votre numéro de téléphone et votre adresse électronique.
L'objectif principal d'un en-tête est de permettre à un employeur potentiel de savoir comment vous contacter s'il le souhaite. Mais il a un objectif secondaire important : donner à votre lettre une certaine allure visuelle.
Objectif de l’en-tête de la lettre de motivation : Distinguez-vous des autres candidats en faisant preuve d'un sens visuel et d'un souci du détail et de la qualité.
« Cher Monsieur [X] », « Chère Madame [Y] » ou « Cher Docteur [Z] » sont autant de façons appropriées de commencer votre lettre de motivation, également appelées « salutations ». Dans une lettre professionnelle, la salutation est généralement suivie d’une virgule.
L'ère du courrier électronique a quelque peu assoupli ces règles, de sorte que de nos jours, « Bonjour » ou même « Salut » se substituent parfois à « Chère/Cher ». Mais il serait un peu risqué de faire ainsi et d’adopter un ton trop nonchalant dans une lettre de candidature.
Si vous connaissez la personne à qui vous écrivez, il peut être parfaitement acceptable de l'appeler par son prénom. Mais gardez à l'esprit que les décisions d'embauche sont souvent prises par plusieurs personnes ; pensez donc à l'ensemble de ce groupe lorsque vous rédigez votre lettre.
En cas de doute, utilisez des phrases plus génériques mais tout aussi amicales, comme « Chère équipe de recrutement de <nom de l'entreprise> » ou « Chère équipe de <nom de l'entreprise> ».
Objectif de la formule de politesse de la lettre de motivation : Adoptez un ton professionnel, mais amical, en établissant un lien personnel direct avec l'employeur, en utilisant de préférence le nom du destinataire.
Votre premier paragraphe doit booster votre lettre ! En utilisant un langage enjoué et vivant, vous devez identifier le poste que vous recherchez et suggérer pourquoi vous seriez un(e) candidat(e) idéal(e) pour l'occuper.
Faites attention à votre ton, qui doit être énergique et confiant, mais jamais arrogant ni trop familier. Formulez des déclarations audacieuses et informatives sur vous-même et sur la raison pour laquelle vous postulez cet emploi.
Objectif de l’introduction de la lettre de motivation : Suscitez l'intérêt des responsables du recrutement en présentant vos qualifications de manière confiante et énergique et en les incitant à poursuivre la lecture.
Chère Madame Olivier,
Je comprends que vous recherchez une secrétaire pour vous aider à organiser votre travail et la communication avec vos collègues de façon numérique. Mon précédent poste de secrétaire dans deux entreprises à la pointe de la technologie m'a donné les meilleures bases possibles pour vous aider.
Les deux ou trois paragraphes du corps de votre lettre de motivation doivent démontrer pourquoi vous êtes un(e) excellent(e) candidat(e) pour ce poste.
Le corps de votre lettre doit mettre en évidence votre expérience professionnelle, votre formation, vos compétences particulières et toute autre qualification digne d'être mentionnée.
Lorsque vous parlez de votre expérience passée, essayez d'être aussi précis(e) que possible, en utilisant des faits et des chiffres lorsque cela est approprié. Ne vous contentez pas de dire où vous avez travaillé et quand, mais décrivez vos principales réalisations dans le cadre de votre travail.
Objectif du corps de la lettre de motivation : Mettez en évidence vos réalisations les plus pertinentes en termes précis qui se traduisent par des avantages potentiels pour cet employeur.
Je suis douée pour l'organisation et j'ai des compétences efficaces en matière de gestion numérique. J'ai adopté une stratégie « mobile-first » avec mon ancien responsable, en utilisant des applications qui nous permettaient à tous deux de rester informés et de nous tenir à jour lors de ses déplacements. Il n’était pas nécessaire d'être dans le même bureau pour être à ses côtés et le soutenir.
En étant la championne de la transformation numérique des opérations de mon entreprise, j'ai réduit la paperasse de 95 % et utilisé les résultats d'audit et amélioré les projets d'analyse des systèmes, générant ainsi des économies annuelles de 10 à 17 000 euros.
J'ai l'habitude de gérer un agenda chargé, de coordonner entre 25 et 30 réunions et déjeuners par semaine avec un total de 40 à 90 participants. Il est essentiel d'expliquer pourquoi on a besoin de quelqu'un à une réunion: diffuser le message d'un objectif commun est au cœur de mon travail.
Étant donné que le poste comportera d'importantes responsabilités en matière de gestion de projet, mon expérience de la gestion de plus de 25 événements et conférences au niveau hebdomadaire devrait s'avérer utile. J'utilise mon esprit d'initiative pour surmonter les problèmes et communiquer avec les autres lorsque cela est possible pour trouver des solutions de manière indépendante. J’essaie toujours de trouver des solutions et de prendre des initiatives pour décharger mon responsable, sauf cas de force majeure.
Le stress de l'entreprise moderne fait qu'une secrétaire doit être capable d'offrir un soutien psychologique à son responsable ainsi qu'un soutien opérationnel. Je considère mon poste comme celui d'un supporter et d'une paire de mains fiable. Je suis réfléchie, patiente et astucieuse.
Terminez sur une note positive et enthousiaste qui contient une sorte d’« appel à l'action » Déclarez que vous seriez ravi(e) de venir pour un entretien, ou demandez peut-être même si vous pouvez appeler dans les deux prochaines semaines pour faire le suivi.
Faites naître dans l'esprit de votre lecteur l'idée qu'il doit prendre des mesures à la suite de votre lettre et ne pas la laisser de côté. Faites savoir à cette personne que vous n'envoyez pas des CV au hasard, mais que vous êtes vraiment intéressé(e) par ce poste en particulier et que vous êtes convaincu(e) que vous seriez un(e) excellent(e) candidat(e).
Objectif de la conclusion de la lettre de motivation : Terminez sur une note positive, pleine d'assurance, avec un appel à l'action qui débouchera idéalement sur un entretien.
Terminez par « Meilleures salutations », ou une phrase similaire, insérez un espace en dessous et tapez votre nom. Si vous le souhaitez, vous pouvez insérer une signature numérique ici, bien que dans la correspondance électronique, cela ne soit pas considéré comme nécessaire.
Créer du lien est tellement important que j'apprécierais de passer un entretien pour voir s'il y a une adéquation. Dans l'attente d'une réponse positive de votre part, je vous prie d'agréer mes meilleures salutations.
Laura Smet