Alors que les dirigeants ont de plus en plus tendance à déléguer pour se concentrer sur le cœur d’activité, le poste d’assistant(e) administratif(ive) a le vent de poupe. Ce n’est pas un hasard si les formations à ce métier (généralement d’un niveau bac +2) se multiplient. Quel que soit votre parcours, que vous vous lanciez sur le marché du travail ou soyez à la recherche d’un nouveau poste, cvapp.fr a créé ce guide pour vous aider à rédiger votre CV d’assistant(e) administratif(ve) et vous permettre de candidater plus facilement.
Comment rédiger un CV d’assistant(e) administratif(ve)?
Puisque ce guide a pour ambition de vous aider, pas à pas, ou plutôt rubrique après rubrique, nous devons commencer par vous rappeler une règle essentielle : votre CV doit être à votre image. Il doit refléter votre parcours et vos compétences, aussi bien générales que spécifiques (par exemple, si vous avez déjà travaillé dans un secteur particulier tel que la santé, les services sociaux ou l’administration publique). Cela signifie que nous allons vous donner des règles générales à suivre et des conseils à adapter, mais non un CV clé-en-main à recopier.
Pour commencer, sachez que la plupart des CV adoptent une structure qui suit les cinq points suivants :
- Un titre
- Une accroche
- Les expériences professionnelles
- Les compétences personnelles et professionnelles
- La formation et les diplômes
Comment sortir du lot face aux logiciels ATS ?
Les logiciels ATS (Application Tracking System) permettent le tri des candidats grâce à un système de mots-clés liés aux compétences que les employeurs recherchent. En effet, d’après Glassdoor, les employeurs recevraient environ 250 CV pour chaque offre d'emploi : puisqu’ils ne peuvent pas tous les lire, ils paramètrent ces outils informatiques pour faire le tri à leur place.
Pour sortir du lot, vous devez d’abord identifier les mots-clés utilisés dans la description du poste qui vous intéresse puis les utiliser dans votre CV d'assistant(e) administratif(ve). Cela signifie que vous ne pourrez pas envoyer le même CV à chaque fois mais cela augmentera vos chances d’être contacté.
Organisez votre CV d’assistant(e) administratif(ve) : le format
Bien que ces cinq rubriques soient incontournables, et que vous allez toujours commencer par un titre et une accroche, vous pouvez tout à fait changer l’ordre en fonction de votre parcours. Les assistants administratifs les plus expérimentés commenceront par leur expérience professionnelle tandis que les jeunes diplômés insisteront davantage sur leur formation ou leurs compétences. En d’autres termes, la mise en page de votre CV est une question personnelle : elle doit avant tout correspondre à votre profil et répondre aux critères de l’annonce.
Vos coordonnées
Bien que nous ne les ayons pas mentionnées dans les rubriques, les coordonnées sont un élément fondamental de votre CV. Elles doivent se trouver dans un en-tête qui permet de vous identifier et de vous contacter facilement.
- Nom et prénom : indiquez votre identité de manière formelle (nom, prénom) ou informelle (prénom, nom) mais en restant concis.
- Adresse e-mail : utilisez l’adresse e-mail à laquelle vous pouvez être contacté(e) en prenant soin de créer une adresse neutre ou professionnelle si ce n’est pas le cas de celle que vous utilisez habituellement.
- Numéro de téléphone : vérifiez à plusieurs reprises que vous n’avez pas fait de fautes de frappe et privilégiez un format facile à lire avec des espaces, des tirets ou des slashs.
- Adresse postale : votre adresse postale n’est pas nécessaire si vous indiquez votre téléphone et votre e-mail.
- Mathieu Belliard
- Assistant administratif
- 06 64 91 92 93
- [email protected]
- Monsieur Belliard
- L’assistant administratif qu’il vous faut
- 0664919293
- [email protected]
Personnalisez votre CV d’assistant(e) administratif(ve) : l’accroche
Étant la seule partie vraiment rédactionnelle d’un CV, l’ accroche doit y apporter une touche personnelle. Vous devez essayer, en 3 à 5 lignes, de convaincre les recruteurs que votre candidature mérite une attention toute particulière. Selon votre profil, vous pouvez mettre en avant vos compétences personnelles, vos connaissances professionnelles ou les emplois que vous avez occupés similaires à celui pour lequel vous postulez.
Vous trouverez ci-après, trois exemples à adapter selon votre niveau d’expérience :
Titulaire d’un BTS Support à l’Action Managériale, dans lequel j’ai réalisé un stage dans les services administratifs de l’hôpital de la Timone, je suis prêt à exercer mon métier. Vous apprécierez mon sens de l’organisation, mon autonomie, ma polyvalence et, plus encore, mes capacités d’écoute et d’apprentissage.
Après 7 ans au sein d’une concession automobile, je souhaiterais mettre mes compétences d’assistant administratif et ma connaissance du secteur au profit de votre marque. Je souhaite ainsi faire évoluer ma carrière et accéder à des responsabilités plus importantes, notamment en termes de gestion du personnel.
Assistant administratif ayant près de 20 ans d’expérience, je suis spécialisé dans les tâches administratives, la résolution de problèmes et la gestion de plannings. Connu pour mes capacités à soulager la charge de travail des cadres afin d'augmenter leur productivité, je suis très à l'aise avec tous les programmes informatiques et capable d'optimiser tous les systèmes de traitement des données et de classements des documents.
Optimisez votre CV d’assistant(e) administratif(ve) : l’expérience professionnelle
La rubrique “ Expérience professionnelle” pose souvent des problèmes car vous êtes beaucoup à penser qu’il est nécessaire d’y détailler tous vos emplois précédents. Or, s’il est essentiel de le faire pour tous ceux en relation avec le poste visé, vous pouvez vous contenter de mentionner les autres ou, mieux encore, occulter celles qui n’ont rien à voir.
Pour mieux mettre en valeur les emplois en question, il convient d’indiquer le nom du poste et de l'employeur, les dates auxquelles vous avez occupé cet emploi et le lieu. Ensuite, optez plutôt pour une liste à puces de 3 à 5 points dans lesquels vous détaillerez vos réalisations les plus pertinentes. Insistez sur les chiffres et les exemples afin d’être aussi précis que possible.
Par exemple, si les 3 points suivants sont intéressants, ils ne sont pas assez développés :
- Tâches administratives
- Relation client
- Coordination des équipes
Ces informations seront plus parlantes pour les recruteurs si vous insistez sur des chiffres et des exemples :
- Tâches administratives : gestion de l’agenda du directeur, suivi des documents à approuver et signer.
- Relation client : gestion des e-mails et des appels téléphoniques, organisation des visites.
- Coordination des équipes : organisation de réunions hebdomadaires et mensuelles, sur site et à distance.
Assistant administratif, Caulliez Frères, Tourcoing
Décembre 2010 - Présent
- Assistant direct du directeur de production.
- Suivi de toutes les commandes et livraisons de matériel.
- Interface de contact entre les différents départements.
- Organisation et suivi des réunions internes et externes.
- En charge des relations clients.
Assistant administratif, A&C Machines, Roubaix
Juin 2007 - Juin 2010
- Nombreuses tâches administratives : traitement des e-mails et des appels téléphoniques, gestion de l'agenda, y compris des rendez-vous et déplacements, etc.
- Suivi comptable : bons de commande, factures, paiements.
- Intermédiaire entre les départements en organisant des réunions, puis en rédigeant et diffusant les compte-rendus.
Assistant administratif, PM Filtres, Lille
Janvier 2005 - Mai 2007
- Assistant de l'ensemble du personnel administratif.
- Premier point de contact pour les visiteurs et les clients.
- Suivi précis des commandes et des livraisons grâce à la création d'une nouvelle base de données.
Comment réaliser un CV d’assistant administratif sans expérience ?
Si vous venez d’obtenir votre diplôme d’assistant administratif, vous avez intérêt à préciser le contenu de la formation que vous avez suivie. Vous pourrez ainsi faire étalage de vos compétences professionnelles.
Nous vous conseillons d’y ajouter toutes les compétences personnelles qui vous rendent uniques, et qui sont utiles à l’exercice de ce métier : rigueur, sens de l’organisation, qualité de communication, capacité à travailler en équipe, etc.
Réussissez votre CV d’assistant(e) administratif(ve) : les compétences
La meilleure façon de présenter vos Compétences est d'opter pour une liste à puces. Faites toutefois attention à ce qu’elle ne soit pas trop longue. Nous vous conseillons de sélectionner les domaines d'expertise correspondants au descriptif du poste visé (lisez attentivement toutes les annonces qui vous intéressent à cet effet) et d’en ajouter quelques-unes pour vous limiter à 5 ou 6.
En voici quelques-unes que vous pourriez indiquer sur votre CV d’assistant(e) administratif(ve) :
- Maîtrise des outils bureautiques
- Maîtrise de la langue française
- Maîtrise de l’anglais (ou d’une autre langue étrangère)
- Gestion administrative
- Gestion d’emploi du temps
- Gestion comptable
- Création et gestion de base de données
- Gestion du stock de fournitures (inventaire régulier et achat)
- Capacité relationnelle
- Organisation
- Rigueur
- Esprit de synthèse
- Autonomie
- Polyvalence
- Gestion du stress
N’oubliez pas qu’il y a de grandes chances que votre CV soit d’abord scanné par un logiciel ATS, à la recherche de mots clés précis : veillez à lire soigneusement les offres d’emplois qui vous intéressent, à identifier ces termes essentiels et à les utiliser à votre tour, de manière aussi naturelle que possible.
Pour les mettre en avant, vous pouvez également, les détailler davantage comme dans les exemples ci-dessous :
- Maîtrise des outils informatiques : utilisation avancée du pack Office.
- Maîtrise de la langue française: rédaction sans faute et relecture rigoureuse pour des écrits impeccables.
- Capacité relationnelle : interface de contact pour les différentes équipes et les clients.
Complétez votre CV d’assistant(e) administratif(ve) : stages et formations
Puisqu’un grand nombre de filières préparent aujourd’hui au métier d’assistant(e) administratif(ive), il sera intéressant pour les recruteurs de connaître votre parcours, et plus exactement de savoir si vous venez d’une filière générale (baccalauréat suivi d’un BTS) ou d’une filière professionnelle (CAP/BEP ou bac pro et formation complémentaire). Ils en sauront ainsi plus sur vos compétences professionnelles.
Vous pouvez également indiquer dans cette rubrique les autres diplômes que vous avez obtenus ainsi que les stages et les formations que vous avez suivies.
- Stages : il est possible d’indiquer dans cette rubrique les stages durant lesquels vous avez appris le métier, en spécifiant les conditions d’apprentissage.
- Formations : il peut s’agir de formations bureautiques, généralistes (pack Office) ou spécialisées (création de tableur ou de base de données), informatiques (création de sites internet) ou linguistiques (maîtrise d’une ou plusieurs langues étrangères).
DUT Gestion des Entreprises et des Administrations, IUT Lille
Septembre 2008 - Mai 2010
Baccalauréat Sciences Economiques et Sociales, Lycée César Baggio, Lille
Septembre 2004 - Mai 2008
Soignez votre CV d’assistant(e) administratif(ve) : la présentation
Un CV bien organisé, précis et concis sera déjà un excellent aperçu de vos qualités d’assistant(e) administratif(ve). C’est la raison pour laquelle, nous vous conseillons d’opter pour le plus simple de nos quatre modèles.
Pour que l’ensemble de votre CV corresponde à ce choix, mieux vaut :
- Choisir une police de caractères classique, d’une taille de 11 ou 12 points.
- Opter pour le noir et blanc plutôt que la couleur.
- Aérer votre CV en allant souvent à la ligne.
- Séparer chaque rubrique les unes des autres (par des espaces ou des lignes).
Profil
Assistant administratif ayant près de 20 ans d’expérience, je suis spécialisé dans les tâches administratives, la communication interne et les relations clients. Connu pour mes capacités à soulager la charge de travail des cadres, je suis très à l'aise avec les programmes informatiques et capable d'optimiser tous les systèmes de traitement des données et de classements des documents.
Expérience Professionnelle
Assistant administratif, Caulliez Frères, Tourcoing
Décembre 2010 - Présent
- Assistant direct du directeur de production.
- Suivi de toutes les commandes et livraisons de matériel.
- Interface de contact entre les différents départements.
- Organisation et suivi des réunions internes et externes.
- En charge des relations clients.
Assistant administratif, A&C Machines, Roubaix
Juin 2007 - Juin 2010
- Nombreuses tâches administratives : traitement des e-mails et des appels téléphoniques, gestion de l'agenda, y compris des rendez-vous et déplacements, etc.
- Suivi comptable : bons de commande, factures, paiements.
- Intermédiaire entre les départements en organisant des réunions, puis en rédigeant et diffusant les compte-rendus.
Assistant administratif, PM Filtres, Lille
Janvier 2005 - Mai 2007
- Assistant de l'ensemble du personnel administratif.
- Premier point de contact pour les visiteurs et les clients.
- Suivi précis des commandes et des livraisons grâce à la création d'une nouvelle base de données.
Compétences
- Tâches administratives
- Langue française (rédaction, correction)
- Suivi comptable
- Relation clients
- Organisation d'événements
- Coordination des équipes
Formation
DUT Gestion des Entreprises et des Administrations, IUT Lille
Septembre 2008 - Mai 2010
Baccalauréat Sciences Economiques et Sociales, Lycée César Baggio, Lille
Septembre 2004 - Mai 2008
Gagnez du temps grâce à notre outil en ligne : vous n’aurez qu’à appliquer nos conseils pratiques pour chacune des rubriques de votre CV d’assistant administratif et vous disposerez rapidement d’un document facile à télécharger et à modifier. Vous n’aurez ensuite plus qu’à vous en servir pour postuler à toutes les offres qui vous intéressent.
