Exemple de lettre de motivation pour secrétaire et conseils d’experts

Le métier de secrétaire est indispensable à de nombreuses entreprises : en France, on compte 650 000 secrétaires répartis dans tous les secteurs d'activité, incluant 75 000 secrétaires de direction dans les sièges d'entreprise. Si vous êtes à la recherche d’un poste dans ce domaine, les opportunités sont nombreuses.

Lorsque vous devez rédiger une lettre de motivation, votre expérience de secrétaire est un avantage : vous êtes probablement habitués à la rédaction de lettres, ainsi qu’aux codes pour la mettre en forme. Si vous avez besoin de conseils pour présenter votre expérience et vos compétences, vous êtes au bon endroit. 

Dans cet article, nous vous guidons dans la rédaction de votre lettre de motivation pour secrétaire. Vous trouverez des conseils pour bien structurer votre lettre et mettre en avant vos compétences et expériences.

Version complète de la lettre de motivation pour secrétaire 

Sections de la lettre de motivation pour secrétaire 

Voici la structure que vous pouvez suivre pour rédiger une lettre de motivation pour secrétaire : 

1. En-tête de la lettre de motivation : en tant que secrétaire, vous êtes certainement habitué à rédiger des lettres utilisant l’en-tête de l’entreprise. Pour votre lettre, assurez-vous d’inclure un en-tête personnalisé avec vos coordonnées et une mise en page aérée.
    
2. Formule de politesse : pour cette partie, misez sur la sobriété, sans chercher à être original. Adoptez une formule adaptée à votre interlocuteur et au secteur d’activité.
    
3. Introduction : ici, vous devez réussir à capter l’attention du recruteur tout en restant synthétique. Mettez en avant les expériences et compétences les plus pertinentes par rapport au poste visé. 
    
4. Corps de la lettre : dans cette partie, vous présentez plus en détails vos expériences et compétences. Analysez l’offre d’emploi pour inclure des éléments qui montrent que vous êtes la bonne personne pour ce poste de secrétaire. 
    
5. Conclusion : rédigez une conclusion synthétique et percutante pour terminer votre lettre. Montrez au recruteur que vous êtes la bonne personne pour ce poste de secrétaire et proposez-lui d’échanger sur votre candidature lors d’un entretien d’embauche. 
    
6. Signature : vous connaissez certainement l’importance de la formule de politesse et signature pour terminer votre lettre avec une touche professionnelle. Comme pour l’introduction, adoptez un niveau de formalisme adapté à votre interlocuteur.

Suivre une structure pour votre lettre de motivation aide à bien présenter vos idées avec une suite logique, et à faciliter la lecture par le recruteur. En tant que secrétaire, cette lettre est aussi un moyen de montrer vos compétences en rédaction et votre attention au détail nécessaires pour ce poste.

Veillez à ce que votre lettre de motivation tienne sur une page. Cela permettra de rester synthétique et aidera le recruteur à gagner du temps. 

Notre guide sur comment rédiger une lettre de motivation vous fournit des suggestions détaillées pour vous lancer. Si vous souhaitez découvrir les sections à inclure dans votre lettre de motivation pour secrétaire, suivez nos conseils ci-dessous. 

Introduction d’une lettre de motivation pour secrétaire

L’objectif de votre introduction est de donner envie au recruteur de lire l’intégralité de votre lettre. En quelques phrases, vous devez réussir à attiser sa curiosité, en montrant que vous avez l’expérience nécessaire en tant que secrétaire. Vous pouvez mentionner brièvement un fait marquant, que vous développerez dans le corps de la lettre.

Les missions de secrétaire varient d’une entreprise à l’autre. Pensez à mentionner les éléments qui montrent que vous êtes la bonne personne pour ce poste spécifique. Vous pouvez par exemple parler d’une expérience dans une entreprise du même secteur, ou incluant des responsabilités similaires. 

Dans cette introduction, montrez que vous comprenez les enjeux du recruteur. Cela prouvera que vous voulez contribuer à la réussite de l’entreprise en tant que secrétaire, et que vous ne serez pas uniquement là pour exécuter les tâches.

Corps de la lettre de motivation pour secrétaire

Dans le corps de votre lettre de motivation, vous allez présenter plus en détails vos compétences et expériences. Souvenez-vous que le recruteur dispose également de votre CV pour comprendre votre parcours. Dans votre lettre, vous devez présenter les éléments les plus pertinents, avec des résultats concrets. Évitez de parler uniquement des tâches que vous avez effectuées en tant que secrétaire : montrez la valeur que vous apportez aux entreprises. 

Pour le corps de votre lettre, suivez une structure permettant de bien organiser vos arguments : 

• Mettez en avant vos compétences et votre expérience utiles au poste de secrétaire
• Montrez que vous appréciez les missions liées à votre poste et que vous saurez assister l’équipe au quotidien.
• Terminez par une conclusion percutante résumant vos arguments clés.
• Concluez avec un appel à l'action proposant au recruteur de vous contacter pour vous rencontrer.

Premier paragraphe : votre pertinence pour le poste (compétences et expériences)

Dans ce premier paragraphe, vous allez présenter les compétences les plus adaptées au poste auquel vous candidatez, et les illustrer avec des exemples d’expérience. Vous pouvez sélectionner des postes en tant que secrétaire, mais n’oubliez pas que vous pouvez aussi parler d’expériences comme des loisirs ou des projets associatifs qui vous ont permis de pratiquer ces compétences. 

Essayez d'inclure une anecdote sur un défi auquel vous avez été confronté dans un emploi précédent, sur les mesures que vous avez prises et la solution que vous avez trouvée. La capacité à résoudre les problèmes est une qualité recherchée chez un(e) secrétaire. 

Lorsque vous postulez à un poste de secrétaire, voici des compétences à mettre en avant dans votre lettre :

• Compétences administratives et organisationnelles : en tant que secrétaire, vous devez gérer une variété de tâches au quotidien. Votre futur manager comptera par exemple sur vous pour organiser son agenda, remplir les formalités administratives dans les délais et gérer ses déplacements professionnels. 
   
• Polyvalence et résistance au stress : passer d’une tâche à une autre est la routine d’un(e) secrétaire. Au cours d’une même journée, il faut être capable de basculer entre de la rédaction, de la gestion comptable, des appels téléphoniques et des réunions… Il est donc indispensable d’être polyvalent et de savoir s’organiser pour gérer des situations parfois complexes. 
   
• Qualités humaines et relationnelles : un(e) secrétaire est en contact avec de nombreux interlocuteurs : clients, équipe de direction et collègues, fournisseurs… Que ce soit par téléphone, par email ou en personne, il est donc indispensable de savoir communiquer efficacement. Parlez de vos compétences relationnelles pour montrer que vous saurez adopter la bonne attitude pour représenter l’entreprise.
   
• Expérience dans le domaine visé : le poste de secrétaire est présent dans tous les secteurs d’activité. Lorsque vous postulez, réfléchissez donc à vos compétences pertinentes pour le domaine visé. Par exemple, si vous souhaitez être secrétaire médical, mentionnez vos expériences similaires. Pensez aussi aux compétences transférables : si vous avez déjà travaillé avec un avocat, vous pourrez travailler avec d’autres professionnels du domaine juridique. 
   
• Formation : les formations pour devenir secrétaire sont variées : cela inclut notamment les BTS et licences pro en gestion, administration et juridique. Présentez votre formation et expliquez en quoi elle vous a préparé au métier de secrétaire. Si vous avez eu des expériences liées, comme un poste de secrétaire dans une association étudiante, mettez-le en avant dans votre lettre.

Les missions d’une secrétaire peuvent varier d’une entreprise à l’autre. Pour bien rédiger votre lettre, analysez l’offre d’emploi pour comprendre les compétences et expériences requises. 

Second paragraphe - Alignement avec l’entreprise

En tant que secrétaire, vous occupez un rôle indispensable pour l'entreprise. Que vous travailliez en tant qu’assistant(e) de direction, sur des tâches administratives ou sur l’accueil téléphonique, il est important d’adhérer aux valeurs de l’entreprise.

Pour rédiger votre lettre de motivation, prenez donc le temps d’étudier l’offre d’emploi et le site internet de l’entreprise pour identifier ce qui résonne pour vous. Vous pourrez ainsi expliquer en quoi l’approche de l’entreprise vous correspond, et comment vous l’aiderez à atteindre ses objectifs. 

Dans cet exemple de lettre de motivation pour Solocal, voici des valeurs présentes sur le site internet du groupe, que vous pourriez mentionner : 

• La mission de dynamiser la vie locale en aidant les entreprises de toutes tailles à développer leur visibilité en ligne.
• Les 8 engagements du groupe sur le plan sociétal, environnemental, social et dans sa gouvernance.
• Des engagements pour améliorer la qualité de vie au travail.
• Des opportunités d’apprendre et de développer des compétences dans le digital, la culture client et le management.

Parler de ces éléments montrent que vous avez réellement pris le temps de vous intéresser à l’entreprise et que vous n’avez pas candidaté par hasard. Trop peu de candidats pensent à inclure cette section. Présenter votre alignement avec l’entreprise est donc une bonne occasion de vous démarquer.

Appel à l’action et conclusion

Terminez sur une note positive et enthousiaste qui contient un appel à l’action. Vous pouvez dire que vous aimeriez échanger lors d’un entretien, ou que vous avez d’autres éléments à lui envoyer, comme des lettres de recommandation. Grâce à cette approche, vous montrez votre proactivité et votre motivation. Cela ouvre la conversation et laisse une meilleure impression au recruteur que si vous vous contentez d’adopter une formule standard.

La conclusion est encore une manière de montrer vos compétences de secrétaire : terminez de manière professionnelle avec une formule de politesse et signez avec votre nom. 

Comment écrire une lettre de motivation pour secrétaire sans expérience

Il est possible de trouver un poste de secrétaire sans expérience. Que vous soyez jeune diplômé ou en réorientation, vous avez certainement déjà des compétences utiles pour devenir secrétaire. 

Cependant, il faudra prouver au recruteur que vous serez fiable et organisé pour gérer une grande variété de tâches. Cela sera plus difficile sans expérience préalable en tant que secrétaire, mais pas impossible. Pour maximiser vos chances de réussite, nous vous aidons à trouver les bons arguments.

Pour rédiger une lettre de motivation pour secrétaire sans expérience, vous pouvez suivre ces conseils : 

• Mettez en avant vos compétences transférables : le métier de secrétaire nécessite de bonnes compétences en termes d’organisation, de communication, de gestion… Vous avez certainement déjà mis en pratique certaines de ces compétences, que ce soit pendant vos études, dans vos loisirs ou vos expériences professionnelles. Pour en savoir plus sur les compétences requises, vous pouvez consulter la fiche métier secrétaire de France Travail.
   
• Parlez de votre formation : étant donné la diversité des tâches au poste de secrétaire, de nombreuses formations peuvent vous y préparer. Vos études sont certainement un atout pour l’entreprise : mettez en avant les connaissances que vous avez acquises et en quoi cela va aider l’entreprise. Par exemple, si vous avez étudié le droit ou la comptabilité, connaître ces domaines sera un atout et pourra vous démarquer des autres candidats.
   
• Incluez des exemples de votre travail : même si vous n’avez jamais travaillé en tant que secrétaire, vous avez certainement déjà travaillé sur des missions similaires. Un recruteur va vouloir quelqu’un capable de gérer différentes tâches avec de l’organisation. Pour montrer vos compétences, vous pouvez envoyer des exemples de documents déjà réalisés dans vos projets : lettres, présentations PowerPoint, comptes-rendus de réunions… Si ces supports viennent d’autres entreprises, veillez à ne partager aucune information confidentielle. 
   
• Proposer un essai : de nombreux recruteurs aiment mettre les candidats en situation. Cela est aussi un avantage pour vous, en vous donnant un aperçu de vos futures missions. Si vous manquez d’expérience, proposer de réaliser un test ou une journée d’essai est un bon moyen de montrer votre motivation. Pour un poste de secrétaire, un test à distance pourrait être de rédiger une lettre pour une situation précise. Si le recruteur propose une journée d’essai, veillez à bien vous renseigner sur le cadre légal de l’essai professionnel.

En suivant ces suggestions, vous montrez au recruteur que vous avez déjà des qualités nécessaires pour le métier de secrétaire. En présentant votre motivation et les expériences pertinentes par rapport au poste visé, vous avez toutes vos chances d’être sélectionné pour un entretien de motivation. 

Récapitulatif sur la lettre de motivation pour secrétaire

Pour candidater à un poste de secrétaire, la lettre de motivation est une illustration de vos compétences professionnelles : prenez le temps de la rédiger avec soin et de trouver les bons arguments. Vous devez montrer au recruteur que vous savez rédiger des documents professionnels sans erreur, avec une structure claire et aérée.

Présentez vos compétences et expériences qui vous permettront de remplir les responsabilités du poste, en incluant autant que possible des exemples concrets et des chiffres. Si vous avez déjà travaillé dans le domaine d’activité de l’entreprise, mettez cela en avant. Enfin, n’oubliez pas de mettre en avant vos qualités humaines, comme la sympathie et la communication. En plus de compétences professionnelles, les managers recherchent des secrétaires de confiance, qui sauront collaborer efficacement avec l’équipe et les interlocuteurs de l’entreprise. 

Pour vous lancer, vous pouvez utiliser notre outil de création de lettre de motivation. Vous aurez ainsi les bases pour avoir une structure professionnelle pour votre lettre, avec une mise en page agréable à lire et moderne.